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Por que organizar os documentos fiscais da sua empresa?

09 de outubro

A organização dos documentos fiscais de sua empresa é de grande importância para evitar sanções decorrentes de pendências fiscais, mas além disso é fundamental para a gestão de seu negócio. Com o arquivamento adequado de seus documentos você garante maior agilidade às demandas do dia a dia.

Sabendo da importância dessa organização, trouxemos nesse post algumas dicas que podem facilitar a execução dessa tarefa!

Entenda qual a importância dessa organização!

Os documentos fiscais são essenciais na rotina de uma empresa.

O registro das transações comerciais, como vendas de produtos e também prestação de serviços, é imprescindível para o controle financeiro de seu negócio. Tal registro é realizado por meio dos documentos fiscais.

Com a adequada emissão desses documentos e também correto arquivamento você garante a agilidade nas tarefas diárias, aumentando a produtividade do setor administrativo/comercial, e assegura a confiabilidade nas informações constantes em seus documentos.

Quanto mais organizados, mais rápido encontrará a informação quando precisar!

A correta organização dos arquivos fiscais se torna importante não só para fins gerenciais, além disso, há diretrizes definidas em lei que determinam o tempo mínimo de arquivamento para cada tipo de documento.

Caso ocorra uma fiscalização e os documentos não estejam arquivados, conforme definido pela lei, a empresa terá que pagar multa!

Portanto, priorize a organização de seus documentos, evitando desembolsos com multas e aprimorando sua gestão!

Como colocar em prática a organização dos arquivos fiscais?

Agora que você já sabe o quanto é relevante a organização dos documentos, seguem algumas dicas para colocar em prática o mais breve possível em sua empresa.

  1. Siga um padrão de arquivamento 

Escolha um único local em sua empresa para arquivar os documentos fiscais, onde todos os colaboradores que os manuseiam possam encontrar com facilidade.

Para manter a organização, defina um padrão de arquivamento. Se for salvo em meio digital, escolha um único diretório e títulos padrões para os arquivos.

Dessa forma, sempre que alguém precisar localizará rapidamente os documentos, otimizando o tempo de desenvolvimento das atividades.

Essa centralização também facilita o compartilhamento dos arquivos com o seu contador, garantindo assim que as obrigações legais sejam cumpridas dentro do prazo!

  1. Arquivos digitais podem ser armazenados na nuvem

Para os arquivos eletrônicos, sugerimos a utilização do armazenamento na nuvem!

Usando um servidor online para guardar os seus arquivos, você pode salvá-los em pastas separadas ou por outro método que preferir, permitindo além de maior organização, o acesso de mais de um colaborador simultaneamente aos documentos, otimizando processos diferentes que dependem das mesmas informações.

Esse método de arquivamento, assim como na primeira dica, auxilia no cumprimento das obrigações legais, mas além disso garante maior segurança na guarda dos arquivos, que podem ser acessados em mais de um computador ou por outro equipamento em meio digital.

  1. Mantenha a organização

Para garantir que a organização será mantida, não acumule documentos para arquivar ou salvar em meio digital, arquive no momento em que utilizar. O padrão quando criado deve ser seguido, para que todos que precisam desses documentos tenham sempre o acesso a eles disponível. Não esqueça na correria do dia a dia da importância de manter a ordem dos seus documentos fiscais!

  1. Utilize um sistema específico para lhe auxiliar

Há sistemas que oferecem ferramentas tecnológicas que integram atividades e podem realizar as dicas sugeridas anteriormente de uma vez só! Muito mais que organizar os arquivos, os sistemas gerenciam os documentos fiscais de forma personalizadas tornando mais eficiente o atendimento as obrigações fiscais e as demandas diárias. Com a eficiência na organização de seus documentos, há melhoras significativas na produtividade de sua empresa!

Ficou com alguma dúvida sobre a organização dos documentos fiscais? Entre em contato a FKcia Contabilidade.

Com uma equipe altamente capacitada e anos de atuação no segmento contábil, estamos preparados para lhe orientar na área fiscal e contribuir para que você evolua sua maneira de pensar em contabilidade.

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